Online vergaderen: 5 gouden tips
De leerlingenraad mag fysiek samenkomen tijdens de corona-maatregelen. Daar lees je hier meer over. Kiezen jullie er toch voor om online te vergaderen? Dan hebben we 5 gouden tips:
1. Kies je kanaal
Er zijn heel wat tools om te gebruiken: google hangouts meet, zoom, microsoft teams, slack, messenger, .. Wanneer je iets wil tonen tijdens de vergadering, kies je best voor een kanaal waarmee je jouw scherm kan delen. Een gemakkelijke chatfunctie is ook belangrijk.
> Tip: Zorg ervoor dat iedereen op voorhand weet via welk kanaal de vergadering zal verlopen en op welke manier ze kunnen deelnemen.
2. Maak afspraken
Door elkaar praten is vervelend en draagt niet bij tot een vlotte vergadering. Maak afspraken en zorg ervoor dat iedereen zijn zegje kan doen. Je kan bijvoorbeeld aan de start van de vergadering een codetaal afspreken die je communiceert via de chat. Zo praten jullie niet door elkaar.
- + : ik wil graag iets toevoegen
- klap : ik ben het eens
- ? : ik heb een vraag
> Tip: Maak duidelijke afspraken over het gebruik van de chat. Zo vermijd je dat er verschillende gesprekken door elkaar gevoerd worden.
3. Online agenda
Een goede vergadering heeft een vergaderagenda nodig. Je kan hiervoor gebruiken van een online teambord of een gedeeld online document.
> Tip: Maak de vergaderpunten visueel voor iedereen om de aandacht er bij te houden.
4. Zorg voor een leuke sfeer
Online kan de communicatie soms stroever verlopen. Het is een goed idee om aan de sfeer te werken alvorens over te gaan tot de orde van de dag. Start je vergadering dus met een leuke check-in of las een pauze in voor een pittige energizer. Zo blijft de motivatie hoog en energie aanwezig!
> TIP: HIER vind je enkele leuke voorbeelden van online check-ins
> TIP: HIER vind je 10 energizers voor je online vergadering
5. Houd het beknopt
Achter een scherm zitten is nu eenmaal vermoeiender dan elkaar in het echt spreken. Maak je vergadering dus niet langer dan nodig.
> Tip: spreek op voorhand af tot hoe laat jullie vergaderen en houd je hier ook aan.
Nog meer weten over efficiënt vergaderen?
- Hier lees je waarom een goede voorbereiding en opvolging belangrijk is.
- Verschillende vergadertechnieken om eens uit te proberen
- Wat je moet weten als voorzitter van de vergadering
- Raadpleeg de leerlingenraaddokter voor je vragen of om ideeën af te toetsen.
