Valkuilen en tips bij de organisatie van jullie evenement

Organiseren jullie een fuif, talentenshow, festival, ... ? Bereid je goed voor! Wij zetten je op weg door vaakvoorkomende valkuilen uit de doeken te doen en geven je alvast 2 gouden tips mee. 

Valkuilen = 

• Een project te groots zien en het uiteindelijk niet kunnen waarmaken. Probeer dus om een mini- en een maxi-versie uit te werken van jullie idee. Bijvoorbeeld: de maxi-versie van de schoolfuif is een gigantische fuif in de sporthal of zelfs een tent met verschillende dj’s, een lounge, security … De mini-versie is een avond in het plaatselijke jeugdhuis waarop jullie tappen en er heel veel volk van school uitgenodigd is om samen een feestje te bouwen. 
• Te laat beginnen met de planning. Beter genoeg tijd en goed dan snel en half!
• Afspraken worden niet uitgevoerd. Doe wat je belooft! Maak een goede én duidelijke taakverdeling. Durf elkaar aanspreken op verantwoordelijkheden. 
• Andere mensen te weinig betrekken. Vraag op tijd wat de directie, andere leerlingen, leerkrachten, het onderhoudspersoneel ervan vinden. Communicatie is belangrijk. Bedank hen ook achteraf voor de medewerking. 
• Een te klein groepje doet alles.Trek niet alles naar je toe, maar zorg ook dat je niet alles op je nek krijgt. Zoek een goed team dat samen het evenement tot een succes maakt. 
• Er is niet nagedacht over wat na de actie. Plan dat daarom ook op voorhand en noteer het in je draaiboek. 

2 extra tips voor jouw fuif, festival of talentenshow

• Ga op zoek naar een eindverantwoordelijke en extra hulp. 

Een evenement organiseren is een grote verantwoordelijkheid. Daarom is het belangrijk dat je als leerlingenraad steun zoekt bij enkele leerkrachten of bij de ouderraad. Vraag eens na wat de schoolverzekering dekt en laat een volwassene de eindverantwoordelijkheid nemen. Minderjarigen mogen trouwens ook geen contracten tekenen. Lees hier meer over wat jullie wel of niet mogen. 

• Denk aan SABAM.. 

Wanneer een bandje tijdens het free podium een cover van een groep speelt of een DJ draait naast zijn zelfgemaakte muziek ook nog andere muziek, dan moet je Sabam en Billijke Vergoeding betalen. Het is dus belangrijk om je hierover op voorhand grondig te informeren!

TIP: Hulp nodig bij de organisatie van je evenement? Gebruik dit handige 6 stappen plan