Wie beheert het geld?

Kas met cash geld

Je hebt als leerlingenraad waarschijnlijk een kas. Dat is trouwens niet tegen de wet (ook als iemand het tegendeel beweert). Wie houdt zich hier mee bezig?

• Leerlingen: zeker als je zelf geld verdient, is het logisch dat jullie dat ook beheren.
• Leerkracht: veilig, de centen zijn onder de hoede van een volwassene.
• Het secretariaat (de school): je hoeft je er zelf geen zorgen over te maken, alles wordt geregeld. Al moet je wel voor elke actie naar het secretariaat om wisselgeld te halen.

Het beheer van het geld kan je in vele gevallen eerst best samen doen (met het secretariaat of met een leerkracht economie of boekhouden). Zo krijg je een gedeelde verantwoordelijkheid en wederzijds vertrouwen. Je houdt zoveel mogelijk ticketjes bij en geeft ze samen in voor je boekhouding. Eens je het systeem doorhebt, kan je dit als leerlingen ook alleen. Geef af en toe een update tijdens de vergadering, zodat iedereen kan volgen wat er met het budget gebeurt.

Een kas beheren (en dus een boekhouding maken) is redelijk eenvoudig, je moet het alleen goed bijhouden. Het blanco kasblad van VSK kan je daarbij helpen.

Bankrekening

Een andere mogelijkheid is een rekening op naam van de school of de rekening van de school met een aparte vermelding ‘leerlingenraad’ of ‘leerlingenwerkgroep’ in de boekhouding. Je maakt jullie team zo deel van de schoolorganisatie en je krijgt heel wat meer transparantie. Wel zal je goede afspraken moeten maken over het beheer en het gebruik van het geld.

Als je geen vzw-structuur hebt, kan de leerlingenraad geen eigen rekening openen. Als individu kan je dat wel maar de kans op misbruik wordt zo veel groter: wat gebeurt er als die persoon niet meer betrokken is bij de leerlingenraad? Hoe zorg je voor externe controle? Moet je dan elk jaar eventuele volmachten veranderen? Wie opent de rekening en wie krijgt er toegang? En als het erop aankomt is het geld van één persoon.

Voor gevorderden: de vzw

Sommige werkgroepen of leerlingenraden richten een eigen vzw (vereniging zonder winstoogmerk) op zodat ze zelf een rekening kunnen openen en bijvoorbeeld een fuif organiseren zonder te grote aansprakelijkheidsrisico's. Zo’n vereniging vraagt veel administratie! Als vzw kan je wel een een bankrekening openen.

Mag de leerlingenraad eigen centen beheren? 

Mag ik een overschrijving maken? En andere wettelijke weetjes